MỤC LỤC
Học cách sử dụng thời gian hiệu quả
1. Hiểu về bản thân
2. Hiểu về công việc
3. Ngăn nắp
4. Làm việc tốt hơn
5. Làm việc nhóm tốt hơn
6. Giao tiếp hiệu quả hơn
7. Kiểm soát thời gian
Giải thích các biệt ngữ

Học cách sử dụng thời gian hiệu quả
Tất cả chúng ta đều muốn chắc chắn rằng
mình sống tốt và sử dụng thời gian hiệu
quả nhất, nhưng thời gian là có hạn. Vậy
làm thế nào chúng ta có thể sử dụng tốt
nhất thời gian của mình?
Mỗi người đều có những đặc điểm tính cách khác nhau và nhu
cầu đa dạng với việc sử dụng thời gian.
Trong suốt 30 năm làm việc, tôi đã phải tự hỏi mình một số câu
hỏi khó: Tôi muốn gì trong cuộc sống? Tôi muốn đạt được những gì?
Tôi thuộc kiểu người nào? Làm thế nào tôi có thể phát triển bản thân
với tư cách là một con người? Tôi muốn sử dụng thời gian như thế
nào? Tôi nên định giá thời gian của mình ra sao?
Cuốn sách không chỉ đơn giản là bài học về cách thức chúng ta sử
dụng thời gian. Đó chính là cách thức chúng ta sống cuộc sống của
mình. Dưới đây là 50 bí quyết mà tôi đã học được, được chia thành
bảy chương:
Hiểu về bản thân. Nếu bạn hiểu mình thuộc kiểu người nào và
muốn đạt được gì trong cuộc sống, bạn có thể bắt đầu lập ra
những mục tiêu cần được ưu tiên.
Hiểu về công việc. Hiểu được những mục tiêu cơ bản trong
công việc sẽ giúp bạn chú ý đến việc nhận định xem mình sử dụng
thời gian tốt đến mức nào.
Tổ chức tốt. Chẳng hạn như luôn có một cuốn nhật ký, thiết lập
những hệ thống và lập kế hoạch làm việc.
Làm việc tốt hơn. Việc sử dụng thời gian chủ động, xác định
những vấn đề ưu tiên và làm tốt mọi nhiệm vụ, cho dù là nhiệm
vụ nhỏ nhất, là rất quan trọng.

Làm việc nhóm tốt hơn. Hãy phát triển những mối quan hệ
công việc tốt đẹp trong một đội với sự phân công trách nhiệm rõ
ràng và những cuộc họp được diễn ra tốt đẹp.
Giao tiếp hiệu quả hơn. Bên cạnh thư điện tử, Internet,
những cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc giao tiếp thông qua điện thoại
cũng như các kỹ năng viết, đọc và lắng nghe hiệu quả rất cần thiết
cho việc quản lý tốt thời gian của bạn.
Kiểm soát thời gian. Bạn sẽ quản lý thời gian tốt khi học được
cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và sử dụng
những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự đoán.
Nếu theo đuổi bảy bí quyết này bạn sẽ biết cách sử dụng thời
gian của bạn một cách hợp lý, cách để sống hiệu quả, cách để tận
dụng những sự việc bất ngờ xảy ra trong cuộc sống. Mong mọi điều
tốt đẹp sẽ đến với bạn!
Bạn có thể học để kiểm soát cách sử dụng thời gian của
mình.

Hiểu về bản thân
Chương mở đầu này sẽ giúp bạn hiểu về những vấn đề rộng
hơn liên quan đến cách bạn sử dụng thời gian của mình. Xác định
những gì bạn muốn trong cuộc sống, mục tiêu của bạn cũng như khi
nào và làm cách nào bạn làm việc tốt nhất sẽ giúp bạn hiểu được thứ
tự ưu tiên chung của mình. Điều này sau đó sẽ được diễn giải thành
cách thức bạn quản lý thời gian.

1.1
Bắt đầu với một vài giấc mơ
Trước khi bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian
ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của bạn trên phương
diện rộng hơn sẽ rất hữu dụng. Bạn có một tầm nhìn rõ
ràng cho cuộc sống của mình không? Bạn say mê nhất với
điều gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định
những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó
bạn sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình.
Dưới đây là năm vấn đề để suy nghĩ:
1. Nỗ lực. Điều gì thực sự làm cho bạn bị kích động? Điều gì thúc
đẩy bạn? Điều gì truyền năng lượng cho bạn và khiến cho bạn
cảm thấy vô cùng hài lòng về bản thân. Bạn đang nắm giữ những
giá trị nào trong cuộc sống? Bạn quan tâm sâu sắc đến điều gì?
2. Mơ ước. Bạn luôn luôn muốn làm gì? Bạn muốn thấy mình ở
đâu trong một năm tới? Còn trong năm năm thì sao? Hãy mơ
một vài giấc mơ.
3. Phát triển. Những kỹ năng, khả năng hay tài năng bẩm sinh nào
mà bạn có và bạn có thể phát triển?
4. Thảo luận. Thảo luận về câu trả lời của một vài trong số những
câu hỏi này với bạn bè của bạn. Bạn trung thực hay hoàn toàn
viển vông về bản thân? Có hạt giống nào cho một số khả năng có
thể trở thành sự thật không?
5. Xác định. Việc bạn có thể lập những mục tiêu rõ ràng và tích cực

như: “Tôi muốn…”, “Trong vòng năm năm tới tôi muốn có đủ khả
năng để…” sẽ giúp bạn rất nhiều. Sau đó bạn có thể chia những
mục tiêu này thành những mục tiêu ngắn hạn, chẳng hạn như các
bước để đạt được một trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm
hoặc học những kỹ năng mới. Hãy nghĩ về những bước tiếp theo
để có thể hoàn thành các mục tiêu và mục đích mà bạn đã đặt ra
cho bản thân.
“Việc chỉ đơn thuần tập trung cuộc sống vào việc kiếm tiền sẽ chỉ
ra rằng bạn là một người nghèo tham vọng. Điều đó yêu cầu quá ít
ở bản thân bạn. Và nó sẽ khiến cho bạn cảm thấy không toại
nguyện.”
Barack Obama, Tổng thống Mỹ
Hãy tập trung vào những động lực thúc đẩy, những điều
bạn muốn đạt được và những thành tựu cá nhân có ý nghĩa
với bạn.

1.2
Nghĩ về những mục tiêu cá nhân
Mục tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc
sống trong gia đình hay ngoài xã hội của bạn. Chúng thậm
chí có thể liên quan đến vai trò của bạn trong thế giới. Cho
dù là gì đi chăng nữa, một khi bạn đã thiết lập mục tiêu của
bản thân, bạn có thể lập kế hoạch để biến nó thành hiện
thực.
Để thực hiện những mục tiêu chính, bạn có thể bắt đầu chia
chúng thành những bước nhỏ hơn.
Một bài tập hữu dụng trong phần này là chuẩn bị một sơ đồ mô
hình của những hoạt động khác nhau xung quanh mục tiêu của bạn.
Đây là một mô hình mà bạn có thể vẽ một cách sáng tạo nhằm thâu
tóm những gì bạn cho là khía cạnh chính cho ý tưởng trung tâm của
bạn. Để làm được điều này, bạn nên:

Lấy một tờ giấy A4 trắng và đặt nó theo chiều ngang.
Viết mục tiêu trung tâm của bạn (một hoặc vài từ, không phải là
một câu đầy đủ) ở chính giữa tờ giấy.
Viết xung quanh từ trung tâm đó những từ khóa khác liên quan
đến nó.
Tiếp tục mở rộng các nhánh với những khía cạnh khác nhau của
mục tiêu hiện ra trong đầu bạn.
Nếu bị mắc ở bất cứ điểm nào, hãy trả lời những câu hỏi cơ bản:
Ai?, Tại sao?, Ở đâu?, Cái gì?, Khi nào?, Như thế nào? Việc làm
này sẽ kích thích quá trình tư duy của bạn.
Ở giai đoạn này, đừng từ chối bất cứ một suy nghĩ nào.
Bạn có thể đánh dấu những từ khóa khác nhau bằng các màu sắc
khác nhau để chỉ ra mối liên hệ giữa chúng.
Bạn cũng có thể đánh số các từ khóa khác nhau theo mức độ
quan trọng.
Hi vọng rằng bạn sẽ thấy đó là một cách hữu hiệu để suy nghĩ về
mọi khía cạnh của những mục tiêu của mình và có được một bức
tranh rõ ràng hơn về các bước bạn cần thực hiện để đạt được những
mục tiêu đó.
Hãy xác định mục tiêu của bạn và suy nghĩ một cách sáng
tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.
Tình huống: Giấc mơ và cũng là niềm đam mê của
Alex là được làm việc ở Thái Lan. Anh đã có đủ điều kiện
để trở thành một giáo viên, nhưng anh cần củng cố những
kỹ năng của mình và học tiếng Thái Lan. Anh không thể từ
bỏ công việc toàn thời gian, do đó anh quyết định trong
vòng hai năm, mỗi tuần sẽ dành một buổi tối để học tiếng
Thái Lan từ một người bạn, đồng thời tìm hiểu về văn hóa
và bối cảnh đất nước này. Những bước đi thực tế, tập trung
mà anh thực hiện để theo đuổi mục tiêu dài hạn của mình
cuối cùng cũng đã mang lại kết quả, và bây giờ Alex đang
dạy học ở Thái Lan và cảm thấy thực sự mãn nguyện.

1.3
Biết được khi nào bạn làm việc tốt
nhất
Mỗi chúng ta đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu
quả nhất trong ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa
giờ sáng sau khi uống một tách cà phê, sau bữa trưa hoặc
vào buổi tối. Bạn nên làm công việc quan trọng nhất và khó
khăn nhất khi bạn tỉnh táo nhất.
Khi tìm thời điểm bạn làm việc tốt nhất trong ngày, hãy nhớ rằng
việc ăn một bữa quá no sẽ khiến cho cường độ làm việc của bạn chậm
lại, và do đó bạn sẽ dễ mắc sai lầm hơn.
Bạn nên giữ gìn khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của
mình và đừng sử dụng nó để thực hiện những nhiệm vụ không mang
lại nhiều lợi ích.
Những con người của buổi sáng. Với rất nhiều người, thời
gian tốt nhất trong ngày là vào buổi sáng, khi họ tỉnh táo nhất, có
mức độ năng lượng cao nhất, và do đó họ làm việc tốt nhất. Có
hai câu nói rất nổi tiếng dành cho những con người của buổi
sáng: “Một giờ của buổi sáng có giá trị bằng hai giờ của buổi tối”
và: “Nếu bạn đánh mất một giờ của buổi sáng, bạn sẽ phải dành
cả ngày để tìm lại nó.”
Năng lượng trong suốt một tuần. Quy tắc trên cũng được áp
dụng cho các ngày trong tuần. Nếu bạn làm việc tốt nhất vào thứ
Hai và thứ Ba, hãy lập kế hoạch cho những cuộc họp mang tính
thủ tục vào những ngày sau đó.
Chẳng hạn như, đứng xếp hàng vào lúc tám giờ sáng để đưa ô tô
vào ga ra là một việc làm vô nghĩa với bạn nếu đó là khoảng thời gian
mà năng lượng của bạn đang ở mức cao nhất. Nếu bạn có thể để việc
này vào cuối ngày, khi công việc khó khăn nhất của bạn đã được hoàn
thành thì mọi việc sẽ tốt đẹp hơn cho bạn. Tận dụng tối đa khoảng
thời gian này sẽ giúp bạn tránh bị xao nhãng bởi tất cả những sự gián
đoạn liên miên khiến bạn không thể hoàn thành những việc cần làm.

Một phút suy ngẫm: Hãy lấy nhật ký của bạn ra và
đánh dấu thời điểm bạn thấy mình làm việc với hiệu suất
cao nhất trong tất cả các ngày. Hãy làm như vậy liên tục
trong một tuần.

Bạn không nên sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất
của mình vào những nhiệm vụ thông thường.
Tình huống: Stan làm việc trong một văn phòng và
biết rằng anh làm việc tốt nhất vào buổi sáng. Hàng ngày,
anh thường cố gắng hết sức có thể để hoàn thành những
việc cần nhiều sự tập trung hơn trong khoảng thời gian từ
chín giờ sáng đến một giờ chiều. Vào buổi chiều, anh tham
gia vào các cuộc họp và làm những công việc giấy tờ
thường nhật. Dù phải linh động trong một số hoàn cảnh,
nhưng anh đã hoàn thành được nhiều việc hơn nhờ biết
chia các nhiệm vụ thành những việc cần sự tập trung cao
độ và những việc hành chính thuần túy thay vì làm lần lượt
từng việc một.

1.4
Kiểm tra cách sử dụng thời gian
Một bước quan trọng để quản lý thời gian là biết mình
đang thực sự sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào.
Một bài tập rất hữu ích để kiểm tra chính xác điều này là ghi
lại từng chi tiết trong ngày.
Có hai cách để biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những
nhiệm vụ khác nhau: Một là ước lượng, hai là ghi chép chính xác.
Cách thứ hai tốt hơn. Nếu làm điều đó trong một ngày, bạn sẽ có thể
ngạc nhiên khi thấy rất nhiều nhiệm vụ đã tiêu tốn nhiều thời gian
hơn bạn nghĩ.

Hãy lập một bảng bao gồm những cột sau:
Mô tả
Thời gian bắt đầu
Thời gian kết thúc
Thời gian tính bằng phút
Ưu tiên
Với cột “ưu tiên”, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 5, với 1 là mức độ
ưu tiên cao nhất và 5 là mức độ ưu tiên thấp nhất.
Ghi chép chi tiết ở mức độ này chắc chắn sẽ bộc lộ những điều mà
bạn chưa nhận thức được về ngày làm việc của mình. Chẳng hạn, nó
có thể chứng tỏ rằng bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại
hoặc làm những nhiệm vụ thường nhật, hoặc bạn dành ít thời gian
hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ.
Khi điền vào cột ưu tiên, hãy cân nhắc những điều sau:
Những nhiệm vụ nào là trung tâm với vai trò của bạn.
Những nhiệm vụ nào có thể ủy thác được cho người khác.
Những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện một cách hiệu quả
hơn.
Những nhiệm vụ nào đáng ra bạn không nên làm ngay từ đầu.
Hãy tính toán thời gian bạn sử dụng cho những nhiệm
vụ khác nhau và giá tiền theo giờ tính cả phụ phí.

Một phút suy ngẫm: Tính số tiền công của bạn theo
giờ

Tính toán phần hiệu quả của mỗi ngày, thường nằm trong

khoảng từ 50 đến 80% – chẳng hạn là 65%.
Giả dụ, bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày x 65% = 5,2 giờ làm việc có
hiệu quả cao. Giả sử lương của bạn là 30.000 bảng một năm,
nhân đôi con số này sẽ ra tổng số tiền công ty trả cho bạn (cả
lương, thưởng và các chi phí nhân công khác) trong một năm.
Con số lúc này là 60.000 bảng.
Chia số đó cho 52 tuần, trừ đi 6 tuần nghỉ phép và ốm = 46 tuần x
5 ngày x 5,2 giờ mỗi ngày = 1.196 giờ mỗi năm.
Làm tròn thành 1200 giờ và lấy 60.000 bảng chia cho 1200 giờ =
50 bảng một giờ.
Điều này có nghĩa là trong công ty hay tổ chức của bạn, bạn có giá
50 bảng cho mỗi giờ làm việc hiệu quả – một động lực để không
lãng phí thời gian.

1.5
Kiểm soát cảm giác căng thẳng
Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực – đủ để khiến chúng ta
phải đọc một cuốn sách về quản lý thời gian! Khi áp lực ngày càng
tăng, chúng ta tự thấy bản thân không có khả năng ra quyết định và
mất đi sự cân bằng trong cuộc sống.
Chúng ta trở nên thất vọng bởi dù đã cố gắng hết sức, dự án của
chúng ta vẫn dậm chân tại chỗ. Chúng ta nghĩ mình quá bận để có thể
có một kỳ nghỉ. Nếu những cảm giác đó thường xuyên đến với bạn,
việc thực sự quan trọng mà bạn cần làm là tìm ra cách phù hợp để
quản lý và giảm áp lực cho mình. Dưới đây là một số hướng dẫn
(Xem thêm phần 4.8):
Thường xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi. Nếu
đã biết mình vừa có một tuần làm việc rất bận, bạn hãy cố gắng
làm cho những ngày cuối tuần hoặc lịch trình làm việc của tuần
sau đỡ bận hơn.
Học cách nói không. Đừng cố gắng kiểm soát mọi thứ trong vũ
trụ: hãy lập cho bạn những mục tiêu thực tế (Xem thêm phần
5.5).
Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ từ trước. Có người lập kế hoạch
cho việc đi nghỉ cuối tuần mỗi sáu tuần, như vậy sẽ có một điều gì
đó để chờ đợi.

Dành thời gian cho người bạn đời và gia đình. Lập kế
hoạch để dành thời gian cho gia đình trong nhật ký của bạn nếu
cần.
Tìm kiếm sở thích mới. Hoặc tình nguyện giúp đỡ một tổ
chức vì cộng đồng ở địa phương. Làm việc với người khác sẽ kéo
bạn ra khỏi chính mình.
Dành thời gian cho bạn bè. Bạn cũ và bạn mới.
Phát triển khiếu hài hước. Đó là một trong số những liều
thuốc giải độc tốt nhất cho áp lực.
Tập thể dục. Chẳng hạn như đi chạy bộ, đạp xe, bơi, đi bộ hay
khiêu vũ.
Thưởng thức hội họa hay âm nhạc. Dành thời gian để đến
một cuộc triển lãm nghệ thuật, rạp hát hay trung tâm chiếu phim.
Hướng tới phần tâm linh trong bạn. Dành thời gian cho
một kiểu cầu nguyện hoặc thiền nào đó để giúp liên hệ với thế
giới phi vật chất của bạn.
Hãy nghĩ đến những phương pháp thực tế để giảm áp
lực trong cuộc sống của bạn.
Tình huống: Trong tám năm đầu làm việc độc lập,
Ron thường xuyên bị kiệt sức bởi anh không thể nghỉ ngơi
kể cả khi không còn ở nơi làm việc nữa, và mối quan hệ của
anh với vợ con trở nên tồi tệ. Cuối cùng anh thấy mình cần
phải học cách xây dựng một cuộc sống cân bằng hơn. Do
vậy Ron dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Anh cũng
tập thói quen đi bộ quanh khu nhà để thư giãn và phát
triển một nhóm những người bạn thường xuyên gặp nhau.
Anh trở nên kiên cường hơn và có “cơ chế đối phó” để giúp
anh nhanh chóng vượt qua những lúc căng thẳng.

1.6
Chuẩn bị để thay đổi
Một phần quan trọng của cuốn sách này là giúp bạn xác
định được những gì bạn cần thay đổi để có thể quản lý thời

gian hiệu quả hơn. Nhưng bạn có thiếu động lực để thay đổi
không? Dưới đây là tám bí quyết giúp bạn trở nên quen
thuộc hơn với ý tưởng về sự thay đổi trong cuộc sống của
mình.
1. Thử những cách thức làm việc mới. Vượt ra khỏi tâm lý
“Tôi vẫn luôn luôn làm việc đó theo cách này”. Bạn có thể bắt đầu
với một vài việc rất nhỏ, chẳng hạn như đi một con đường khác
đến chỗ làm. Thiết lập những mục tiêu thực tế để tạo ra những
điều chỉnh nhỏ. Chẳng hạn như đừng xuống bến xe bus gần công
ty bạn nhất, thay vào đó, hãy xuống ở bến trước đó và đi bộ nốt
đoạn đường còn lại để đến công ty. Nếu bạn có thể làm việc đó
khoảng hai lần một tuần, đó sẽ là một điểm khởi đầu.
2. Thừa nhận rằng bạn không biết mọi thứ. Tôi đã từng được
giúp đỡ bởi câu nói: “Người mạnh mẽ là người dám thừa nhận
những điểm yếu của mình.” Điều này có nghĩa là bạn sẽ lắng nghe
nhiều hơn, thừa nhận sai lầm và sẵn sàng đón nhận những phản
hồi cũng như học hỏi từ sai lầm.
3. Đặt nhiều câu hỏi hơn. Hãy nhớ những mục đích cũng như
mục tiêu cơ bản của bạn, và suy nghĩ một cách sáng tạo về cách
đạt được nó.
4. Tiến lên từ những trải nghiệm trong quá khứ. Học từ quá
khứ của bạn, nhưng đừng quá lo lắng về những sự kiện cụ thể.
5. Đừng sợ thất bại. Nhà phát minh người Mỹ Thomas Edison đã
nói: “Tôi không hề thất bại. Tôi chỉ tìm thấy 10.000 cách làm sai
thôi.”
6. Thường xuyên xem xét lại. Việc thường xuyên thẩm định lại
mọi thứ có thể đem lại ưu thế cho bạn.
7. Đánh giá những mục tiêu. Một khía cạnh của việc thiết lập
mục tiêu là nhờ đó bạn có thể nhìn thấy liệu mình có đang đi
đúng hướng hay không.
8. Sử dụng bạn bè để giúp bạn thay đổi. Hãy tập trung quanh
mình những người bạn, những người mà bạn có thể chia sẻ mục
tiêu và sự thất bại của mình. Cho phép họ giúp đỡ và hướng dẫn
bạn khi cần thiết.
“Khi không còn đủ khả năng để thay đổi một tình huống, chúng
ta đang đối mặt với thử thách phải thay đổi bản thân mình.”
Victor Franki, bác sĩ tâm lý học người Úc

Chuẩn bị tâm thế cho những cách thức mới để thực hiện
mọi việc.

Hiểu về công việc
Cùng với việc hiểu được bạn thuộc kiểu người nào, có
một việc quan trọng là suy nghĩ một cách cụ thể về công việc của bạn.
Bạn cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà
người khác muốn bạn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được
giúp đỡ để duy trì được sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong
công việc của mình: để dừng việc lảng tránh những công việc hàng
ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để vượt qua được những động cơ tồi,
để duy trì sự tập trung và ra những quyết định đúng đắn. Chương này
có những công cụ để giúp bạn làm được việc đó.

2.1
Làm rõ công việc của bạn
Tất cả chúng ta đều quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và
tìm hiểu rõ ràng về công việc lại vô cùng quan trọng. Từ đó,
chúng ta có thể nghĩ xem làm thế nào để thực hiện một cách
hiệu quả công việc của mình.
1. Viết ra những mục đích chung nhất trong công việc của bạn.
Chẳng hạn như, để lãnh đạo một đội nhằm cung cấp dịch vụ
khách hàng xuất sắc qua điện thoại.
2. Bây giờ hãy viết ra những lĩnh vực chính góp phần tạo ra mục
đích chung trong công việc của bạn. Chẳng hạn như: lãnh đạo,
theo dõi số liệu thống kê, cung cấp dịch vụ khách hàng, đào tạo và
phát triển nhân viên, quản lý thời gian, quản lý hoạt động của
nhân viên bằng cách thẩm định và gặp gỡ từng người.
3. Bây giờ hãy viết ra những việc mà bạn phải làm để thực sự hoàn
thành công việc trong những lĩnh vực mà bạn đã liệt kê ở phần
trước. Chẳng hạn như với lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân
viên: duy trì bảng phân công đào tạo và lên lịch đào tạo từng cá
nhân, đặt lịch cho nhân viên để tham gia những buổi đào tạo bắt
buộc.
4. Bây giờ hãy nghĩ về cách bạn thực sự sử dụng thời gian của mình.
Sử dụng những gì bạn đã viết trong ba phần trên, hãy xác định

xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục đích
chung của mình, những lĩnh vực chính mà bạn đã liệt kê và
những hoạt động thực sự? Điều gì bạn muốn làm nhiều hơn? Hi
vọng bạn đang dành phần lớn thời gian của mình theo cách này,
thay vì cho những công việc hành chính chung chẳng hạn (trừ khi
đó là công việc của bạn).
5. Nếu bạn là thành viên của một đội, hãy nắm rõ công việc, các lĩnh
vực và hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều
đó ở đồng nghiệp, ông chủ và bất cứ thuộc cấp nào của bạn.
6. Thường xuyên xem xét lại bốn điểm đầu tiên với ông chủ của bạn
và tại các buổi nhận xét về bạn. Những cuộc họp như thế có thể là
những dịp hữu ích để bạn xem xét, chẳng hạn như, điều gì đang
ngăn cản bạn hoàn thành mục đích chính của mình và khám phá
ra bạn đang đi chệch hướng ở đâu trong những lĩnh vực và hoạt
động khác.

Một phút suy ngẫm:
Hãy suy nghĩ về đội của bạn, nếu bạn có một đội. Bạn có
chắc chắn là mình biết rõ công việc, lĩnh vực và những hoạt
động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó của đồng
nghiệp hay không? Bạn có mơ hồ về những việc đồng nghiệp
của bạn làm không?

Hãy chắc chắn là bạn thực sự dành phần lớn thời gian
cho phần chính trong công việc của bạn.

2.2
Ngừng né tránh công việc
Bạn có thể thuộc kiểu người thường xuyên né tránh
những nhiệm vụ nhàm chán hoặc khó khăn. Càng trì hoãn
thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng kháng cự nó nhiều hơn,
và do đó, bạn càng gặp nhiều khó khăn để có thể hoàn thành
nhiệm vụ đó hơn.

Bạn có thể né tránh một nhiệm vụ vì vô số những lý do khác
nhau: công việc quá nhàm chán hoặc mang tính thủ tục, công việc
không có thời hạn hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản
là bạn có quá nhiều việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ
đâu. Hoặc bạn có thể sợ thất bại hay bị bác bỏ nếu không làm tốt công
việc.
Trong một số hoàn cảnh cụ thể, việc ra quyết định không đảm
nhận nhiệm vụ là đúng: khi bạn cần phải thu thập tất cả mọi thông tin
hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng, trong rất nhiều hoàn cảnh
khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó.
Dưới đây là một số cách để giúp bạn phá vỡ rào cản của sự trì
hoãn kéo dài:
1. Chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn
(Xem phần 4.5). Giải quyết một phần, không nhất thiết phải là
phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ, bạn sẽ
cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.
2. Bắt đầu thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời
gian nhiều năng lượng và hoạt động hiệu quả nhất của bạn. (Xem
phần 1.3)
3. Trao cho chính mình một phần thưởng, nhưng chỉ sau khi bạn
thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.
4. Làm những công việc hàng ngày trong khoảng thời gian bạn làm
việc kém hiệu quả nhất hoặc trong những quãng nghỉ sau khi
thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung cao.
“Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không, và thời gian đã
mất đi thì không thể lấy lại được.”
Benjamin Franklin, chính trị gia Mỹ
Sự trì hoãn cuối cùng sẽ làm cho công việc trở nên khó
khăn hơn.

2.3

Giữ tập trung
Bạn cần phải thiết lập cho bản thân những mục tiêu thực
tế mà qua đó, bạn có thể sử dụng những kỹ năng của mình
và giúp cho công việc của bạn trôi trảy. Nếu muốn, bạn có
thể sử dụng phần thưởng để nhấn mạnh ý nghĩa của thành
công.
Thiết lập cho bản thân bạn một mục tiêu. Mục tiêu này
phải mang tính kích thích và đòi hỏi sự nỗ lực ở bạn, nhưng nó
không nên quá khắt khe hay phi thực tế. Hãy lập kế hoạch để nghỉ
ngơi sau khi đạt được mục tiêu của mình và hoàn thành một
nhiệm vụ; từ bỏ mong muốn có những kỳ nghỉ đột xuất không
theo kế hoạch.
Nhắm tới một nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn phải là hoàn thành
một nhiệm vụ thay vì chỉ đơn giản là lấp đầy thời gian, vì vậy hãy
tự nói với bản thân: “Tôi muốn có được tất cả số liệu về doanh số
bán hàng vào lúc ba giờ,” thay vì: “Tôi sẽ dành một giờ để thu
thập số liệu doanh số bán hàng và xem xem tôi có thể làm được
tới đâu.”
Định ra một khoảng thời gian. Sẽ rất tốt nếu bạn nhắm tới
những nhiệm vụ cần khoảng từ 30 đến 90 phút để hoàn thành.
Các nhiệm vụ ngắn hơn sẽ không đủ tính thử thách và các nhiệm
vụ c